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管理 Outlook 2007 中的收件箱

2010-12-31 10:17 TechNet 微软TechNet中文站 字号:T | T
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若要跟踪您的日程安排和任务,请使用 Office Outlook 2007 待办事项栏。待办事项栏中包含称为日期导航器的小月历、约会列表和任务列表。您可以直接在待办事项栏中执行许多 Office Outlook 2007 任务。

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您收到的电子邮件有可能多得铺天盖地。Microsoft Office Outlook 2007 提供了多种方法来帮助您管理收件箱。其中包括:使用待办事项栏管理您的日程安排和任务;创建文件夹对您的邮件进行分组;使用颜色、类别和标志组织您的邮件。您还可以使用规则和垃圾邮件筛选器将邮件直接路由到相应的文件夹。

使用待办事项栏

若要跟踪您的日程安排和任务,请使用 Office Outlook 2007 待办事项栏。待办事项栏中包含称为日期导航器的小月历、约会列表和任务列表。您可以直接在待办事项栏中执行许多 Office Outlook 2007 任务。

待办事项栏任务

若要执行以下操作 执行此操作

打开“待办事项栏”

在“视图”菜单中,指向“待办事项栏”,然后单击“普通”。

更改显示的信息量

在“视图”菜单中,指向“待办事项栏”,然后单击“选项”。

从邮件创建会议请求

将邮件拖动到日期导航器中的某个日期。

从任务创建会议请求

将任务列表中的某个任务拖动到日期导航器中的某个日期。

创建任务

在“键入新任务”框中键入任务。

从邮件创建任务

将邮件拖动到任务列表。

接受或拒绝会议

右键单击约会列表中的会议请求,然后单击“接受”或“拒绝”。

标记邮件需要后续工作

将邮件拖动到任务列表。

在完整日历中打开某个日期

在日期导航器中,单击某个日期。

在文件夹中对邮件进行分组

创建文件夹以组织 Office Outlook 2007 收件箱中的邮件。您可以根据主题、项目、发件人等进行分组。

在文件夹中对邮件进行分组

  1. 在“文件”菜单上,指向“新建”,然后单击“文件夹”。  
  2. 键入文件夹的名称。  
  3. 导航到要放置文件夹的位置,然后单击“确定”。  
  4. 将所需的邮件拖动到新文件夹中。  
  5. 对其他文件夹重复此过程。  

使用“搜索文件夹”

“搜索文件夹”显示了满足特定条件的邮件在邮箱中的存储位置。搜索文件夹的示例包括:已分类邮件、大邮件和未读邮件。

使用“搜索文件夹”

  1. 在 Office Outlook 2007 窗口的左侧窗格的底部,单击信封图标选择“邮件”视图。  
  2. 在“邮件”窗格中,找到“搜索文件夹”,然后单击“+”展开“搜索文件夹”树。  
  3. 单击一个默认“搜索文件夹”。 将显示满足该文件夹条件的所有邮件。  

为邮件分配类别

类别提供了另一种组织电子邮件的方法。例如,您可以创建“预算”类别并将其分配给与团队预算相关的每封邮件。然后,您可以根据类别对全部邮件进行排序以查找所有与预算相关的邮件。

创建新类别

  1. 右键单击一封邮件,指向“分类”,然后单击“所有类别”。  
  2. 在“颜色类别”对话框中,单击“新建”。  
  3. 在“添加新类别”对话框中,键入新类别的名称(例如,预算)。  
  4. 单击“颜色”箭头并为新类别选择颜色。  
  5. 单击“确定”,然后再次单击“确定”。  

将类别应用于相关邮件

  1. 右键单击邮件文件夹中的一封邮件,指向“分类”,然后单击一种类别,例如“预算”。  
  2. 对所有相关邮件重复此过程。  
  3. 应用类别的其他方法如下:
    • 若要将某个类别同时分配给多个邮件,请选择多个邮件,然后应用此类别。您还可以向单个邮件分配多个类别。  
    • 若要将类别分配给打开的邮件,请单击邮件工具栏上的“分类”,然后单击一种类别。  

按类别对电子邮件进行排序

  1. 右键单击“收件箱”窗口顶部的“排序字段”栏。  
  2. 单击“类别”。 电子邮件将按类别进行排列,未分类的邮件显示在前面。  
  3. 在列表中向下滚动以查看按类别排列的邮件。  

重命名默认类别

  1. 在“操作”菜单中,指向“分类”,然后单击“所有类别”。  
  2. 选择一种类别并单击“重命名”。  

使用颜色和标志组织邮件

收件箱中的邮件可能很难快速识别。颜色有助于您立即找到某些邮件。

您还可以对邮件应用标志。标志提供了对邮件重要性的可视提醒。为邮件添加标志后,邮件会自动显示在待办事项栏和任务列表中,从而更容易跟踪。

对邮件应用颜色

  1. 在“邮件”视图中,选择一封电子邮件。  
  2. 在“工具”菜单中,单击“组织”。  
  3. 在“组织收件箱的方式###”下,单击“使用颜色”。  
  4. 选择您需要的条件,选择颜色,然后单击“应用颜色”。  
  5. 单击“X”按钮关闭“组织收件箱的方式###”窗格。  

为邮件添加标志

  1. 在“邮件”视图中,右键单击要为其添加标志的邮件旁边的标志图标,然后单击标志选项。 邮件将显示在“待办事项栏”中以提醒您采取措施。  
  2. 若要设置提醒,请右键单击标志图标,然后单击“添加提醒”。  
  3. 若要将添加了标志的邮件标记为已完成,请单击相应的标志图标。 标志将更改为选中标记。  

使用电子邮件规则路由邮件

Office Outlook 2007 电子邮件规则基于您定义的条件自动路由传入和传出邮件,从而为您节省了时间,并使电子邮件更容易组织。

创建新规则

  1. 在“邮件”视图中的“工具”菜单上,单击“规则和通知”。  
  2. 在“规则和通知”对话框中,单击“新建规则”。  
  3. 按“规则向导”中的说明执行操作。  
  4. 到达此向导的最后一页时,单击“完成”。  
  5. 若要激活或停用新规则,请在“规则和通知”对话框中,选中或清除该规则旁边的复选框,然后单击“确定”。  

使用垃圾邮件筛选器减少不需要的邮件

可通过公司筛选器筛出不需要的电子邮件。使用垃圾邮件筛选器有助于阻止不需要的邮件发送到收件箱。这些筛选器将识别为垃圾邮件的电子邮件发送到单独的邮件文件夹。

调整垃圾邮件保护级别

  1. 在“工具”菜单上,单击“选项”。  
  2. 在“选项”对话框的“首选参数”选项卡中,单击“垃圾邮件”。  
  3. 在“垃圾邮件选项”对话框的“选项”选项卡中,选择一种保护级别。若要提供最大程度的保护,请选择“高”。

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【责任编辑:杨赛 TEL:(010)68476606】



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